מה אפשר ללמוד מפעילות גיבוש פשוטה

איך פעילות יצירה לגיבוש החברה חשפה את גם את אחד החוליים שלה, ועל הדרך גם נתנה שיעור או שניים...

את אחת ההתבוננויות המעניינות והמלמדות על ארגון סיפקה לנו פעילות גיבוש תמימה בחברת סטארט-אפ שממוקמת אי שם בארה"ב.

כחלק מפעילות סוף שנה הוחלט על פעילות גיבוש לעובדי החברה, שעמדה בפני מעבר למשרדים חדשים וגדולים בשיאה של תקופת צמיחה וגיוס עובדים חדשים.

הפעילות שפתחה את היום התנהלה במשרדי החברה החדשים, רגע לפני המעבר. כל עובדי החברה הגיעו לשם בבוקר וקבלו משימה:

הם חולקו לקבוצות רנדומליות, ונדרשו לצבוע קנבסים. הקנבסים היו מצוירים בעפרון טרם תכילת הפעילות, ולצורך המשימה הוקצו מכחולים וצבעים שהביא הצוות המפעיל.

המגבלות היחידות שניתנו לקבוצות בתחילת העבודה: יש לשמור על הקווים שצוירו בעפרון על הקנבסים מבעוד מועד. יש לוודא שהצבעים השונים מאפשרים לראות את ההבדלים בין הקווים. חלק מחברי הקבוצות השונות בקשו הבהרות, ניסו לוודא שהם מבינים את המשימה כמו שצריך (וגם נענו), ואחרים נגשו ישר לעבודה.

עבודת הצביעה נמשכה כשעה, ולאחריה המשיכו עובדי החברה לפעילויות נוספות שאורגנו עבורם, ולנו נגלתה תמונה מעניינת. תרתי משמע.

כהקדמה נסביר כי כל קנבס היה אות אחת משם החברה (ועליה קווים שצוירו ביד חופשית, כפי שניתן לראות בדוגמאות מטה). אולם לעובדים לא נאמר כי זה מה שהם צובעים. כשנאספו כל הקנבסים הצבועים ראינו כי כל הקנבסים נראו דומים ברוחם זה לזה. צבעים דומים, קווים דומים, עד כי לעיתים נראה היה שהקבוצות תאמו בינהן את השימוש בצבעים (והן לא). למעט קנבס אחד. שכלל מרקמים שונים של מילוי, ונראה היה ממש לא שייך לשאר הקנבסים. אחרי שסיימנו להתבאס מעט, חקרנו מי היו חברי הקבוצה שעבדה על קנבס זה, וקצת הופתענו לגלות כי כל חברי הקבוצה היו אנשי מחלקת השיווק של החברה. זה אולי יכול היה להיות מקרי, אבל מצאנו את הדבר מאוד סימבולי ומלמד.

מצא את ההבדלים: מי כאן קצת פחות שייך?

"מדוע?" תשאלו. הנה ההסבר:

החברה הזו התמודדה עם אתגרים רבים בתחום השיווק. בין השאר נשמעו לא אחת תלונות כי מחלקת השיווק לא מצליחה לספק את מה שנדרש ממנה על יד הנהלת החברה. וזה לא שהם לא עבדו בשיא המרץ לאורך השנה.

הם עבדו, ועבדו קשה. ועדיין התוצאות לא תאמו את הציפיות.

פעילות הקנבסים הדגימה זאת בצורה מקסימה. היו שם אנשים סופר יצירתיים ומוכשרים, כל אחד בתחומו. אבל לא היתה שם התבוננות אמיתית על שאר הצוותים. לא היתה שם חשיבה האם מה שהם עושים עומד בהלימה למה שעושים החברים שלהם בקבוצות האחרות, והם אפילו לא שאלו אם בכלל יש מטרה כלשהי בפעילות הזו, שכדאי לפעול למען השגתה. הם ישר "עטו" על המשימה, ופירשו אותה לפי הבנתם.

היה שם רצון כן לבלוט, ולהיות מיוחדים. והם בהחלט בלטו. הם השיגו את מבוקשם. אבל בלי לדעת הם פגעו בתמונה הכוללת של החברה.

כך קרה גם לאורך השנה. מידע לא עבר כמו שצריך בין הגורמים השונים בחברה. והדבר פגע ביעדים העיקריים של החברה.

חשוב לומר כי האחריות על "אי ההצלחה" פה היא על שני צדדים. בפעילות, כמו גם בחיים האמיתיים:

אנשי הקבוצה רצו למשימה והשקיעו המון, רק בכיוון הלא נכון. הם לא ביררו מספיק, לא שאלו מספיק, לא הסתכלו לצדדים, לשותפיהם לעבודה, שעובדים על דברים דומים.

מן הצד השני - ההנחיות שניתנו להם היו כנראה לא מדויקות מספיק, לא ממוקדות מספיק. הן כנראה היו מעורפלות מדי. בניסיון לשמור על סוג של הפתעה לעובדים, לא הוסברה להם המטרה הסופית של כל העבודה. הם לא ידעו מה הקנבסים ביחד אמורים ליצור. ובאין הנחיות מדויקות, ומטרה ברורה וידועה לכולם, נוצר פתח ליצירתיות שפשוט שהובילה למקומות הלא נכונים.

בניתוח הפעילות השוטפת של החברה נראה כי כך קרה גם לאורך השנה. ההנחיות למחלקת שיווק היו מאוד לא ברורות.

מסיבות שונות המידע לא עבר בצורה מיטבית בין המחלקות, לא ניתן פידבק בונה לעבודה השוטפת, או ריג'קטים בונים כשהדברים לא נעשו כמו שצריך. ואנשי השיווק לא באמת ידעו שהעבודה הרבה שהם משקיעים בה היא קצת בבחינת "פול גז בניוטרל". לא באמת מקדמת.

כך כולם יצאו נפסדים, מתוסכלים, ועם תוצאות כספיות לא מיטביות, ואפשר היה לקבל תוצאות טובות יותר בנקל. עם הבהרת כוונות ברורה יותר, שאילת שאלות כשצריך ושימת דגש על פרטים חשובים להצלחת המשימה.