תהליכי עבודה ונהלים
מאחורי כל תוצר ארגוני קיים תהליך שהוביל אליו
תהליכי עבודה הם תשתית הארגון. והם תמיד נמצאים.
הם מתפתחים באופן טבעי מרגע הקמת העסק/חברה/ארגון.
הם לא תמיד מוגדרים. הם לא תמיד ברורים עד הסוף. אבל הם תמיד קיימים.
מה הם בעצם תהליכי עבודה?
תהליכי עבודה הינם רצף הפעולות שהארגון מבצע בסדר מסוים לצורך השגת תוצרים ארגוניים. תהליכי העבודה כוללים ממשקי עבודה, נקודות החלטה, הגדרת אחריות, מעגלי בקרה ודיווח, מערכות מידע תומכות ועוד.
עבודת הארגון כוללת לרוב עשרות תהליכי עבודה שמתקיימים בשגרה.
אם תהליכי עבודה מתפתחים באופן טבעי, לשם מה נדרשת הסדרה שלהם?
הפחתת טעויות למצבי אי וודאות
יצירת סטנדרטיזציה ואחידות
דיוק
שמירה על איכות המוצר
יעילות.
הפחתת עומסים
יצירת סביבת עבודה נעימה וממשקי עבודה מיטביים בין מחלקות
אז כיצד עושים זאת?
מאיפה בכלל מתחילים תהליך של הגדרת תהליכי עבודה -
חדשים או קיימים?
הטמעת התהליך החדש
עדכון כלל הארגון בפרטי התהליך החדש וליווי היישום על פי הצורך, כולל כתיבת נהלים
הגדרה מחדש
בניית חלופות לייעול התהליכים. כולל מפגשי סיעור מוחין עם צוות נבחר מהארגון לבחינת אלטרנטיבות והסכמה על המתאימה ביותר
בחינת שיפורים נדרשים
שרטוט כל תהליך שבבחינה, איתור חסמים וצווארי בקבוק, אשרור ממצב קיים מול צוות הפרוייקט
מיפוי המצב הקיים וניתוחו
איסוף חומרים כתובים, או ממערכות המידע בארגון, קיום מפגשים תצפיות וראיונות למיפוי התהליכים הקיימים
הגדרת מסגרת הפעולה
קודם כל יוגדרו התהליכים אותם בוחנים לעומק, כולל בדיקת תהליכים משיקים שיושפעו ישירות מכל שינוי.
נהלי עבודה
נוהל עבודה הוא התוצר הסופי המלווה את תהליך עבודה, ואשר מקבע את התהליך בשגרת העבודה הארגונית בצורת הנחיה כתובה וחד משמעית מבלי לאפשר מקום לפרשנויות.
בין השאר זהו כלי המסייע להכנסת עובד חדש לתפקיד תוך שמירה על סטנדרט העבודה המצופה.
נהלים הם כלי.
לא מטרה
תכולת הנהלים
רקע ומטרות
סקירה קצרה של סיבת כתיבת הנוהל והמטרות אליהם הוא מכוון.
אחריות
הגדרת תחומי אחריות והרשאות לבעלי התפקידים בכל חלק בתהליך העבודה
מינוחים מקצועיים
הגדרה ברורה של כל המינוחים המקצועיים המוזכרים בנוהל
תיעוד שינויים
תאריך כתיבת הנוהל ותיעוד מועדי וסוג השינויים שבוצעו בו למעקב
שיטת העבודה
תיאור מילולי של תהליך העבודה הנסקר בנוהל. את התהליך המילולי ילווה תרשים זרימה. התיאור יכלול גם את מנגנוני הבקרה בתהליך ותיאור של המערכות הממחשבות הקיימות בתהליך ותפקידן.
נספחים
הנספחים יכללו את תרשימים, טפסים נדרשים לתהליך, שאלונים וכדומה
כאשר נלווה תהליכי עבודה של הארגון נבנה ביחד עמכם את התהליכים שיישרתו את צרכי הארגון בצורה הטובה ביותר, ונוודא כי הכל מגובה בנהלי עבודה מסודרים
צרו איתנו קשר. נמצא ביחד את הדרך המיטבית לסייע לכם בדרך שלכם
